Règlement intérieur de l'association MiNET

Article 1 — Adhésion à l’association

1.1. Toute personne souhaitant adhérer à l’association adhère à la charte des adhérents et doit s’acquitter de la cotisation fixée par le bureau.

1.2. Les cotisations sont fixées chaque année par le bureau et doivent être versées au moment de l’adhésion.

1.3. Le montant et la durée de la cotisation sont affichés sur le site internet de l’association ou communiqués par tout autre moyen approprié.

1.4. L’adhésion est réputée acceptée et prend effet immédiatement dès le paiement de la cotisation. Toutefois, le bureau dispose d’un droit de regard sur toute nouvelle adhésion et peut, dans un délai de 30 jours suivant le paiement, décider de refuser l’agrément d’un membre par décision motivée.

1.5. En cas de refus d’agrément par le bureau, l’association informe l’intéressé par écrit et procède au remboursement intégral de la cotisation versée dans un délai de 15 jours. Ce refus d’agrément ne constitue pas une radiation et n’est pas soumis aux dispositions de l’Article 2 du présent règlement.

Article 2 — Perte de la qualité de membre

2.1. En cas de radiation, le bureau se réunit en notifiant avec au moins 15 jours d’avance l’ensemble des membres du bureau, dont le membre concerné, par un courrier précisant les motifs. Cette notification convoque le membre à ladite réunion et précise qu’il peut présenter sa défense oralement lors de la séance ou par écrit avant celle-ci, éventuellement assisté d’une personne de son choix.

2.2. Le quorum nécessaire pour cette réunion est fixé aux deux tiers (2/3) des membres du bureau en exercice. La décision de radiation est validée par un vote à la majorité des membres présents.

2.3 Si le quorum n’est pas atteint, le bureau dispose d’une semaine supplémentaire pour se réunir. Si le quorum n’est toujours pas atteint lors de la seconde réunion, celle-ci a lieu sans prendre en compte le quorum dès lors qu’au moins un des dirigeants de l’association est présent (président, vice-président).

2.4. Conformément aux statuts, la suspension temporaire immédiate consiste en la coupure de tous les accès techniques (réseau, serveurs, locaux) et le retrait des pouvoirs de membre actif. Cette mesure est conservatoire jusqu’à la notification de la décision prise à l’issue de la procédure prévue à l’article 2.1. En cas de rejet de la radiation, le rétablissement des droits et accès est immédiat. À défaut de mesure entamée, la suspension prend fin automatiquement au bout de 2 mois.

Article 3 — Assemblées générales

3.1. Les convocations aux assemblées générales ainsi que les documents nécessaires aux délibérations sont envoyées par courrier électronique ou tout autre moyen prévu par le bureau, au moins 15 jours avant la date de l’assemblée. A défaut d’envoi des documents annexes, ces derniers sont mis à disposition des membres lors de l’assemblée générale.

3.2. L’assemblée générale peut se réunir par voie dématérialisée à la discrétion du bureau en garantissant son accessibilité à tous les adhérents.

3.3. Les membres souhaitant inscrire une question à l’ordre du jour doivent en faire la demande par écrit au bureau au moins 3 jours avant la date de l’assemblée.

3.4. Le vote à distance peut-être autorisé et est organisé à la discrétion du bureau.

3.5. Dans le cadre d’un vote à bulletin secret, les membres présents en visioconférence votent à l’aide d’une plateforme sécurisée mise en place par le bureau. Dans le cas d’une impossibilité technique de recourir à ce moyen, les membres présents accordent un pouvoir au président de séance en indiquant leur consigne de vote.

3.6. Le vote par procuration est limité à un pouvoir par membre présent sauf pour le président de séance dans le cas prévu par l’article 3 alinéa 4.

3.7. Les seuils au-delà desquels les actes requièrent l’approbation de l’assemblée générale sont définis chaque année par le bureau.

Article 4 — Bureau

4.1. Les postes du bureau sont éligibles pour un mandat d’un an. Les anciens membres du bureau ne sont plus rééligibles au bureau de l’association. Les postes sont définis par le bureau sortants qui prépare au préalable un dossier de campagne décrivant les postes à pourvoir. Toutefois, conformément aux statuts, le bureau en exercice peut, par un vote à la majorité, créer ou modifier des postes en cours de mandat si les nécessités de l’association le justifient.

4.2. La qualité de candidat est ouverte aux membres actifs ayant formulé une demande de candidature auprès du bureau en exercice. Cette demande doit être déposée durant la période d’appel à candidatures, dont les dates d’ouverture et de clôture sont fixées et communiquées par le bureau.

4.3. Une candidature est considérée comme caduque dans les cas suivants : — Le retrait volontaire notifié par le candidat au bureau en exercice ; — La non-transmission des documents obligatoires définis par le bureau.

4.4. En cas de vacance d’un poste, le bureau peut procéder à une élection interne pour pourvoir le poste jusqu’à la fin du mandat en cours.

4.5. Les réunions du bureau peuvent être organisées en visioconférence. Les décisions sont validées par vote à la majorité des membres présents.

4.6. Un compte-rendu est établi à chaque réunion et transmis aux membres du bureau dans un délai de 15 jours.

Article 5 — Conflits d’intérêts

5.1. Toute avance de frais au profit de l’association doit se faire après approbation du président ou du trésorier de l’association. Le remboursement des frais avancés se fait alors sur présentation d’un justificatif détaillé au trésorier de l’association.

5.2. En cas de conflit entre le président et le trésorier, la décision finale revient au président.

5.3. Dans le cadre d’une dépense ordinaire au sein de l’un des clubs de l’association, l’avance de frais ne nécessite pas une approbation préalable dès lors de que la dépense s’inscrit dans le budget défini par le trésorier en début de mandat.

Article 6 — Délégation

6.1. Le président peut déléguer son rôle, sur accord écrit ou verbal dans le cadre de ses actions au sein de l’association et en dehors, au nom de l’association, le tout dans les limites fixées par la loi française. La délégation est révocable.

6.2. Le trésorier peut déléguer son rôle, sur accord écrit ou verbal dans le cadre de ses actions au sein de l’association et en dehors, au nom de l’association, le tout dans les limites fixées par la loi française. La délégation est révocable.

6.3. Le secrétaire peut déléguer son rôle, sur accord écrit ou verbal dans le cadre de ses actions au sein de l’association et en dehors, au nom de l’association, le tout dans les limites fixées par la loi française. La délégation est révocable.

6.4. Le responsable communication peut déléguer son rôle, sur accord écrit ou verbal dans le cadre de ses actions au sein de l’association et en dehors, au nom de l’association, le tout dans les limites fixées par la loi française. La délégation est révocable. L’accès aux divers comptes destinés à la communication peut être partagé, à la discrétion du responsable communication.

Article 7 — Modification du règlement intérieur

7.1. Le règlement intérieur peut être modifié par le bureau à la majorité simple.

7.2. Toute modification est communiquée aux membres dans un délai de 15 jours suivant son adoption.

Article 8 — Dispositions diverses

8.1. Tout membre ou club ne respectant pas les présentes dispositions peut être soumis à une sanction décidée par le bureau, allant jusqu’à l’exclusion temporaire ou définitive.

8.2. Le présent règlement intérieur entre en vigueur immédiatement après son adoption par le bureau.